O que é um plano de contingência e como elaborar um

Você já parou para pensar sobre o que aconteceria se algo inesperado interrompesse as atividades essenciais de uma empresa?

É aí que entra o plano de contingência, um guia estratégico para manter tudo funcionando mesmo diante de imprevistos.

Esse guia mapeia os riscos, propõe formas de minimizá-los e delineia os processos cruciais para garantir a continuidade operacional.

Vamos descomplicar esse tema vital para a gestão, explorando o que é um plano de contingência, os tipos existentes e como elaborar um passo a passo.

O que é um plano de contingência?

Em palavras simples, um plano de contingência é um documento que estabelece as condições mínimas de funcionamento de uma organização, seja ela uma empresa, instituição ou setor específico.

Imagine uma instituição de ensino superior diante de um cenário inesperado, como a pandemia que todos enfrentamos recentemente.

Um plano de contingência se torna essencial para garantir que as atividades acadêmicas, administrativas e financeiras continuem, mesmo diante de mudanças abruptas.

Tipos de Planos de Contingência

Os planos de contingência desempenham um papel fundamental na garantia da continuidade operacional diante de imprevistos.

Entenda um pouco mais nos tipos específicos desses planos, analisando suas características e importância:

1. Plano Operacional

O plano operacional visa evitar interrupções e manter a transparência sobre as ações a serem tomadas em crises.

Ele responde a perguntas como: quem compõe a equipe de gestão de crises?

Quais atividades são mais ou menos prioritárias? Quais recursos devem ser utilizados em momentos críticos?

2. Plano Financeiro

No âmbito financeiro, o plano de contingência antecipa riscos fiscais e aborda questões como fluxo de caixa em crises.

Desde a captação de alunos até reformas e melhorias, o planejamento financeiro é fundamental para a estabilidade econômica da instituição.

Leia também: Planejamento financeiro: o que é, benefícios e como fazer

3. Plano Institucional

O plano institucional guia o setor administrativo em suas operações.

Define responsabilidades em momentos de crise, como lidar com intempéries que afetam o fornecimento de energia elétrica, por exemplo. Maior instituição, maior a necessidade de um plano bem delineado.

4. Plano Educacional

Esse plano é fundamental para instituições de ensino e abrange desde comitês de gestão até matrizes curriculares.

Em momentos inesperados, os educadores podem recorrer a esse guia para priorizar, tomar decisões e manter a qualidade do ensino.

Como Elaborar um Plano de Contingência em 10 Passos

Pronto para elaborar o plano de contingência da sua empresa e ter mais tranquilidade todos os dias? Confira 10 passos para criar o seu.

1. Identificar as Etapas Operacionais

Reflita sobre os processos cotidianos da instituição. O que é necessário para que ela funcione no melhor estado possível?

2. Encontrar o Ponto de Impacto

Avalie quais processos impactam mais as operações. Identificar pontos de crise é essencial.

3. Listar Cenários de Falha

Considere falhas potenciais em processos recorrentes, como falhas elétricas, chuvas intensas e crises sanitárias.

+ Como montar um time de vendas de alto desempenho

4. Determinar os Planos de Ação

Defina medidas a serem tomadas em caso de falhas, como acionar geradores em casos de falhas elétricas.

5. Definir Como Implantá-los

Considere recursos necessários para implementar os planos, como comunicação eficiente e medidas de segurança.

6. Comparar Custos

Estime custos de cada medida e compare com a opção de não implementá-la, fazendo uma gestão de risco eficiente.

7. Monitorar o Andamento

Estabeleça prazos de reavaliação e comitês responsáveis para ajustes durante crises.

8. Definir Critérios

Saiba quando acionar o plano. Critérios como tempo de falha e quantidade de processos afetados devem ser claros.

9. Identificar o Responsável pela Ativação do Plano

Determine quem terá a competência para ativar o plano, garantindo decisões rápidas e eficientes.

10. Criar Equipes de Gestão de Crise

Organize comitês e equipes responsáveis por diferentes áreas do plano para evitar perda de tempo durante crises.

Conclusão

Em resumo, um plano de contingência é como um seguro para sua instituição, garantindo que ela possa enfrentar desafios imprevistos.

Seguindo esses passos, você estará mais preparado para lidar com crises, manter a estabilidade e garantir a continuidade operacional.

Lembre-se, a prevenção é a chave para o sucesso, e um plano de contingência bem elaborado é o alicerce dessa prevenção.

Esperamos que o conteúdo tenha sido útil para você. Leia também o nosso artigo sobre: App para empreendedor: 15 opções para facilitar sua rotina